Leusden kiest voor digitaal archiveren van oude bouwvergunningen; er is alleen geen geld

LEUSDEN De gemeente kiest ervoor bouwvergunningen, ouder dan 20 jaar, in gedigitaliseerde vorm over te dragen aan Archief Eemland. De gemeente is verplicht oude bouwvergunningen, fysiek of in andere vorm, bij het regionale archief onder te brengen. 

door Daan Bleuel

Het college meldt in een raadsinformatiebrief dat het digitaal overbrengen van het archief de voordeligste oplossing is. Toch zijn daar nog aanzienlijke kosten mee gemoeid. Het college becijfert dat het digitaliseren eenmalig 200.000,= euro gaat kosten en jaarlijks 13.000,= euro. 

VERHUISKOSTEN De kosten van het fysiek verhuizen van de 245 strekkende meter archiefmateriaal zouden echter nog hoger uitvallen, menen B&W. Het zou daarbij gaan om ruim 230.000,= euro eenmalige verhuiskosten en 37.500,= euro per jaar. 

De hoge kosten hebben niet alleen te maken met het inhuren van verhuiswagens om de archieven naar Amersfoort te brengen. Er moet ter plekke ook ruimte gecreëerd en in gereedheid gebracht worden om de aanzienlijke hoeveelheid archiefmateriaal in onder te brengen. 

CONSERVEREN De structurele kosten, die jaarlijks terugkeren, hebben te maken met het conserveren van het archiefmateriaal. Ook in fysieke vorm (plat gezegd; op papier in ordners of archiefmappen) moeten de vergunningen tot in lengte van jaren in te zien blijven. Dat vereist conserveringsmaatregelen die geld kosten. 

Er zit enige druk achter de operatie.  De provincie verleende de gemeente al eens uitstel voor het overbrengen van het archiefmateriaal naar het Eemhuis in Amersfoort. De lopende afspraak is dat Leusden uiterlijk 1 januari 2022 de verhuizing heeft afgerond. 

GEEN GELD Knelpunt is echter dat de gemeente het geld dat met de operatie gemoeid heeft eigenlijk niet heeft. ,,Met het besluit in juli 2021 bij de kadernota zijn hier geen financiële middelen voor beschikbaar gesteld’’, meldt het college, 

Leusden houdt er rekening mee dat de provincie ontstemd kan reageren. ,,Het gevolg kan zijn dat de provincie ons in de jaarlijkse beoordeling negatief beoordeelt op ons informatiebeheer’’, schetst het college. ,,In theorie zou de provincie kunnen ingrijpen, maar omdat we bestuurlijk in gesprek gaan ligt dat niet in de lijn der verwachting’’, denken B&W.