Inspelen op nieuwe privacywet

LEUSDEN De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) gaat in per 25 mei en daar hebben alle organisaties (bedrijven, verenigingen, kerken en ook vrijwilligersorganisaties) mee te maken, ook in Leusden. Deze nieuwe privacywetgeving geldt voor de gehele EU.

Alle organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van deze wetgeving. Vrijwilligers worden door hun organisaties tijdig geschoold en geïnformeerd.

STRIKTER Vrijwilligersorganisaties en vrijwilligers gaan strikter dan voorheen rekening houden met zaken rondom privacywetgeving. Zo gaat simpel wat foto's schieten voor een nieuwsbrief of website niet meer: eerst wordt hiervoor toestemming gevraagd aan iedereen die op de foto staat.

Voor organisaties betekent het dat ze zich telkens goed moeten afvragen met welk doel zij persoonsgegevens bewaren van bijvoorbeeld leden, donateurs, vrijwilligers, bestuursleden, abonnees en mensen die contact leggen via de website. Met andere woorden: wat is wel of niet echt nodig om te bewaren? Dit geldt des te meer voor bijzondere gegevens als BSN, financiële en medische gegevens, religie, etnische afkomst, politieke en seksuele voorkeur.

VERANTWOORDING Gegevens die bewaard worden zijn goed beveiligd, zodat niet zomaar iedereen erbij kan komen, ook binnen de betreffende organisatie. Gegevens worden ook niet langer bewaard dan voor het doel noodzakelijk is. Hetzelfde geldt voor eventuele rapportages van vrijwilligers over hun activiteiten. De vraag zal steeds zijn: is het nodig om dit vast te leggen en houden we voldoende rekening met de kwetsbare positie van de 'hulpvrager'? Gegevens worden bovendien niet zomaar gedeeld met andere instanties, organisaties of personen. Het moet uitgelegd kunnen worden, de persoon in kwestie moet hiervan op de hoogte zijn en daar ook toestemming voor geven. Elke organisatie moet zich daarvoor kunnen verantwoorden.

TOESTEMMING Het komt meer dan eens voor dat vrijwilligers in hun contact met een 'hulpvrager' zijdelings op (diepere) problemen stuiten waarover zij zich zorgen maken, maar waar zij verder niets mee kunnen. Denk aan de klusser namens WensboomLeusden of het maatje dat elke week bij iemand op bezoek gaat. Vanaf 25 mei moet je als vrijwilliger altijd en per situatie toestemming vragen aan de 'hulpvrager' of je deze problemen mag bespreken met een zorgprofessional, zoals een wijkverpleegkundige, een consulent van Larikslaan2 en dergelijke en of daar een verslag van gemaakt mag worden.

GOEDE INFORMATIE Goede informatie over de nieuwe wettelijke eisen is cruciaal. Veel juiste en duidelijke informatie over de AVG is te vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Ook is het heel handig als vrijwilligersorganisaties ervaringen met elkaar delen, elkaar adviseren, elkaars websites bekijken, want je kunt veel van elkaar leren.